オフィス移転・事務所移転のスケジュール｜業者依頼の流れや期間を解説
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通常、オフィス移転は移転日の半年ほど前から動き始める大きなプロジェクトになります。
大規模オフィスだと1年以上前から動き始める場合もありますが、スモールオフィスの場合、大体半年～3か月前くらいから動きだす事がほとんどです。
一般的にスモールオフィスだと下記のようなスケジュールで進めていきます。
オフィス移転の成否は、事前の準備にかかっています。余裕をもった計画が大切です。
余裕をもって計画を立て、スムーズなオフィス移転を目指しましょう。
それぞれを詳しく解説していくので是非最後までご覧ください。
「オフィスを移転したい」と思ったら、まずはオフィス移転の計画を立てます。
オフィス移転を計画する際に重要なのは「オフィス移転の目的・コンセプト」を明確にすることです。
なぜオフィスを移転するのか、移転のメリット・デメリットは何か？
現在の経営課題は何か？
などです。
理想的なオフィスを作るためには、会社のコンセプトを明確に整理し準備しておくことが重要です。
まずは「移転するにあたって目指す目標」を設定しましょう。
目標を設定するにあたり、現在の課題を知る事も必要になります。現従業員にヒアリングするなど、今のオフィスや働き方に関する「現状調査」も併せて行いましょう。
新オフィスは、先に立てたオフィス移転計画に基づき、その他に周辺環境や設備、コストなどをもとに物件を探していきます。
仲介業者へ問合せする前に、複数の仲介業者や不動産会社の様々な物件を見ることによって、 空室率や賃料の傾向、仲介業者の傾向をつかむことができます。ウェブサイトなどで、物件を下調べするのもスムーズに進む方法です。
◆チェックする項目◆
【コスト】
賃料・共益費・更新料をチェックする。
入居に伴う権利金や保証金の設定が高額な時もあるので、確認を怠らないようにしましょう。
【新オフィスの場所】
オフィスの立地が企業イメージを左右することもあります。ブランディングと、賃料などのコストとのバランスを考えて選考しましょう。
【交通機関】
交通機関が変わることで、社員の通勤時間が長くなってしまったり、通勤にかかり交通費が増えてしまってはデメリットになってしまいます。 取引先へのアクセスが悪くなるのも避けるようにします。
【周辺環境】
銀行や郵便局、役所の場所など、自社にとって利便性が高いかどうかなど、周辺環境をチェックしましょう。
【ビルの使用可能時間】
オフィスビルに入居する場合、ビルの開館と閉館の時間を確認し、自社の運営に影響がないか判断しましょう。
オフィスの移転が決まったら、6ヶ月～3か月前までの間に、オーナーに対して更新をしない旨の通知（解約通知）をします。
解約予告を出す期間はオフィスの面積によって異なり、30坪以上:6ヶ月前、10～30坪:3ヶ月前、10坪以下:2～3ヶ月前、が一般的となっています。
契約内容によっては解約通知時期が決まっている場合があり、大体解約日の6ヶ月前までに通知が必要なケースが多いです。6か月以内に解約する場合は、解約料が発生する事もあるので、事前に現在入居中のオフィスの賃貸契約を確認し、問題のない時期に通知しましょう。
また、旧オフィスの原状回復工事を退去日（契約終了日）までに済ませておく必要があります。そのために工事期間も含めた早めの見積り取得が重要です。
原状回復条件や原状回復期間はオーナーや管理会社により異なるため、現オフィスの解約に関する契約内容をあらかじめ確認しておきます。
原状回復工事は貸主とトラブルになることも多いので、業者の選定はどちらがするのか、工事範囲や工事期間を貸主側とも話し合っておきましょう。
打ち合わせを行う際は工事施行業者とオフィスの管理会社もしくはオーナーを交え、原状回復に必要な工事内容をしっかり打ち合わせを重ねることで、後からトラブルに発展しないように対策する事ができます。
オフィス移転に伴い、インターネット回線をはじめとする電話などの通信関係の変更手続きや、電気などの配線工事などを行う必要があります。
リース品に関して移転先でも引き続き使用するのか、それとも新しいものに交換するのかもこの時点で決めておきましょう。
ちなみに、解約予告を出し正式に受理されると、原則としてキャンセルすることはできませんので注意が必要です。
新しい物件を契約する際には、契約書はしっかり確認しましょう。敷金は戻ってくるのか、礼金はあるのか、共益費はあるのか、フリーレント期間（無料期間）はあるのかなどです。原状回復工事の詳細などもこの時点で確認しておくと、退去の時にトラブルになりません。
曖昧な点があれば貸主に必ず問い合わせて細かい点まではっきりさせてから契約しましょう。
特に契約をしてしまうと旧オフィスを退去するまで二重で賃料を支払うことになるので、フリーレント期間の有無や契約時期などきちんと確認してから契約することにしましょう。
新オフィスが決定した後は、新オフィスに合せて具体的なレイアウトプランを決定していきます。新オフィスのレイアウトは一旦決めると簡単には変更はできません。入念に検討しましょう。
社員全員が使いやすいようなレイアウトが望ましいので一部の担当者で決めてしまうのは避け、各部署の意見を聞き、意見を反映しながら決めましょう。
レイアウトプランは、始めにオフィスの見取り図を確認しながら、「応接室」「会議室」「休憩室」など、必要なスペースを大まかに決めていきます。
あとは専門業者のアドバイスを受けながら、法令で定められている動線や空調設備の位置などを踏まえ、家具、コピー機などのOA設備、それに合わせたLAN設備の配置計画を策定し具体的なレイアウトプランを作成します。
書類の収納計画もこの時期に併せて策定すると、後々スムーズに整理ができます。
内装のレイアウトはデザインひとつで従業員のモチベーションを大きく左右してしまいかねない重要な事項です。はじめに設定したオフィス移転目的に基づきながら従業員の意見を取り入れつつ、快適に過ごせるオフィスレイアウトを決定していきましょう。
新オフィスが決まったら引越し業者の選定を行います。移転日の1ヵ月前までには複数の引っ越し業者に見積りを依頼し、内容を比較検討しましょう。
どこまでの作業に対応してくれるのか、移転に伴い発生する廃棄物の処分も対応してくれるのか、ということを選定する基準にすると、引っ越し全体がスムーズに進みます。
なお、オフィスの移転は、搬出・搬入などに加え、電気やネットワーク工事など、多くのタスクが同時進行で動くため、引越し業者の対応力が求められます。
引越し業者を選定する際は、オフィス移転においてスムーズにこなせる対応力があるかなど、オフィス移転の経験値なども重要なポイントとなります。
いずれにしても引越し業者は数多く存在していますので、1つの業者で決めてしまうのでなく、複数の業者から見積りを取り、しっかり選定しましょう。
また、現オフィスの備品を確認し、買い替えや新たに必要な物の購入手続きを早めに済ませましょう。オフィス移転後の忙しい時期に備品が不足すると、引っ越しが滞ってしまいます。
実際の荷物の量は目視で予想される荷物の量よりも多いです。想定した期間内で荷造りが終わらないといった事態になりかねないので、スケジュールに余裕を持たせたる事が必要です。
また、家庭での引っ越しと異なり、オフィスの引っ越しは段ボール箱の量も膨大です。搬入の際や荷ほどき時にスムーズに進めるように、どの箱にどの部署の荷物が入っているか、部署名と入っている物を明記しておくと便利です。
実施図面確定後、LAN通信工事、電気工事、空調工事等の業者の選定・依頼を行います。
各業者への依頼は余裕をもってオフィス移転を進められるよう、移転日の1か月前を目途に済ませると良いでしょう。
※工事の内容によってはビル管理会社が指定工事業者を使う場合と、借主側で選定・依頼する工事業者でも施工が可能な場合がありますので、ビル管理会社への確認が必要です。
原状回復工事の詳細や予定が決まったら、それを踏まえて、移転先のオフィスで行う各種工事（LAN工事、電気工事、内装・間仕切工事など)のコストや期間を検討し、家具搬入日、 引越し日などのスケジューリングを行います。
新オフィスの内装工事は入居日に間に合わなければならないので、余裕をもった着手が必要です。
スモールオフィスの場合、だいたい旧オフィスの退去日（契約終了日）の3～4週間ほど前に内装工事が完了するスケジュールが理想です。
また、インターネットの手続きは1ヶ月ぐらいかかる場合もありますので、余裕をもって手続きしましょう。
オフィスレイアウトなどが決定したらオフィス移転の詳細スケジュールを作成します。
スケジュールは内装や設備工事などの進行具合などを細かく考慮しながら、詳細を決定していきます。
引越しの日程が決定したら、社員へ引越し説明会を開催するなどして、全員に周知します。
新オフィスでのレイアウトや書類収納庫の棚割り、各自パソコンなどの電子機器の移動方法、廃棄物の処理方法や作業スケジュールに加え、新オフィスのコンセプトや働き方の改革について等も社員へ共有し、社員全員で取り組むようにしましょう
各社員は移転作業スケジュールをもとに、持っていく物や廃棄する物などを選別しながら、少しずつ梱包作業を開始し、通常業務に支障をきたさぬように進めます。
実施図面どおりに内装工事が行われているか、レイアウトは正しいか、家具やOA機器の配置が依頼どおりになっているかなど、入居前の最終的な確認を行います。
確認は、設計図通りの仕様で工事が進められているかという設計管理の面と、ビルの法規的な違反がないか等の施工面での２つのチェックを行います。
インターネットや電話の手配が終わったら、取引先や各種関係者への案内状を作成します。移転する旨のホームページなどでの告知や会社情報の記載変更なども必要です。
変更が必要な箇所はどこか、抜けや漏れが無いように確認しながら洗い出しておきましょう。
また、移転と移転の告知に時間差が生じると、各種関係者や取引先、得意先に迷惑がかかってしまいます。オフィス移転後はすみやかにオフィス移転の旨を連絡しなければなりません。
この段階で、取引先に対してオフィス移転についての案内を順次作成、発送していきます。それと並行して、会社パンフレットや新オフィスの住所が入った封筒や名刺などの印刷物を業者に発注しましょう。
移転作業スケジュールの詳細が決定し社内告知が済んだら、オフィス移転作業を本格的に開始させます。
※気を付けなければならないのはデータのバックアップです。
移転の際、何らかの理由でデータが消えてしまうという事もないとは言えません。失う事のできない重要なデータは必ずバックアップを取っておくようにしましょう。
移転の際に発生する産業廃棄物は法律に則って処理します。
倉庫や工場ではなく、一般のオフィスでもオフィス移転時に出るゴミは産業廃棄物になる場合があります。産業廃棄物は廃棄物処理法に則って処理しなければなりません。
例えば、オフィス移転で出る産業廃棄物には以下のようなものがあります。
廃棄物の処理については以下のような方法があります。
専門業者に引き取ってもらうのが一般的ではありますが、コストや、自分たちでできる体力的な部分のバランスを考えて、一番負担にならない方法を選びましょう。
新オフィスに移り旧オフィスが空になったら、専門業者に旧オフィスの原状回復工事を開始してもらいます。原状回復の内容について、見積通りにすすんでいるか、スケジュールに遅れはないか、などを確認しましょう。
引っ越しが終わったら官公庁への届出を行いますが、かなりたくさん届出先があるので、抜けや漏れがないようにしましょう。例えば以下のような官公庁への届出が必要です。
| 郵便局 | 郵便物届出変更届 | 移転後すぐ |
| 1.法務局 | 本店移転登記申請書 | 移転後2週間以内 |
| 2.税務局 | 変更異動届出書 | 移転後1か月以内 |
| 3.都道府県税事務所 | 変更異動届出書 | 移転後1か月以内 |
| 4.社会保険事務所 | 適用事業所名称/所在地変更（訂正）届 | 移転後5日以内 |
| 5.労働基準監督署 | 労働保険名称所在地等変更届 | 移転後10日以内 |
| 6.公共職業安定所 | 雇用保険事業主事業所各種変更届 | 移転後10日以内 |
【移転前に行う手続き】
郵便局（郵便物届出変更届）
オフィス移転後間違いなく郵便物が届くように、移転前の受持郵便局にて「郵便物届出変更届」を、移転する前もしくは移転直後に提出します。
必要なもの：社員証もしくは健康保険証など、会社との関係が確認できるもの
【移転後に行う手続き】
1.法務局（本店移転登記）
会社の住所が変更となった場合は、2週間以内に法務局にて変更に関する書類を提出する必要があります。提出する書類は「登記簿謄本」「定款」「印鑑証明書」です。
登記変更は煩雑であるため、司法書士に依頼すると手間がかかりません。
現在ではオンラインサービスも充実しているため、専門家に依頼しなくても安く・スピーディに登記変更書類を作成することも可能です。
2.税務局（異動届出書）
移転日から1ヶ月以内に移転前と移転後、それぞれの管轄税務署に対して「異動届書」と、移転手続きが完了した「登記簿謄本」を添えて提出します。同時に「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」も提出します。
3.都道府県税事務所（異動届出書）
異動届出書は税務局のほか、都道府県税事務所においても提出しなければなりません。その際、税務局の時と同様、移転手続きが完了した登記簿謄本を一緒に添えて提出します。なお、届出をおこなう場所は移転前の管轄都税事務所で、提出のタイミングは移転直後です。
4.社会保険事務所（事業所所在地変更届）
オフィス移転後、原則として5日以内に「健康保険厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更（訂正）届」を、移転前の管轄年金事務所へ提出します。
5.労働基準監督署（名称・所在地変更届）
オフィス移転後、原則として10日以内に、移転後の住所を管轄する労働基準監督署にて、「労働保険名称、所在地変更届」を提出します。また、移転先が他都道府県の場合は「労働保険関係成立届」「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」を提出します。
※内容確認のため「登記簿謄本写し」「賃貸借契約書写し」が必要な場合があります。
6.公共職業安定所（雇用保険事業所変更届）
オフィス移転後、原則として10日以内に移転後の管轄職業安定所にて「雇用保険事業所変更届」を提出する必要があります。
このように、オフィス移転を行った際は様々な場所にて変更手続きを行う必要があります。なお、業種によっては必要書類などが異なる場合もあるので、不明なところがある場合は、各自関係官庁に直接確認してください。
余裕をもって計画を立てる事でスムーズなオフィス移転を目指しましょう。
大規模オフィスの場合、オフィス移転は１年ほど前から、遅くても半年前からという期間で実施する大きなプロジェクトになります。
スモールオフィスの移転はどうしてもそれよりも余裕のないスケジュールで動くことになりますが、それでも大きなプロジェクトには変わらず、決めること、やることがとても多く、多岐にわたる専門知識も必要です。
事前の計画が重要ですが、必ずしも計画通りにいかない事も多々あるでしょう。業者とのスケジュール調整が難航したり、急に現在の営業活動が忙しくなって移転作業が進まなくなる場合もあります。オフィス移転は余裕をもった計画が大切です。
オフィス移転の成否は、事前の準備にかかっています。新オフィスに移ってから業務をストップさせることなく、スムーズに企業活動を再開できるよう、移転前から入念に準備しましょう。
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2022年10月13日 3:06 PM | カテゴリー： スタッフブログ | タグ： オフィスレイアウト, 内装工事, 移転, 解約予告期間, 解約通知
