クリエイティブオフィスとは？導入に期待できる効果と意味
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近年おしゃれなオフィスが増えています。
しかし、それらは「単なるおしゃれなオフィス」ではありません。
デザイン性が高いのに加え、実は様々な工夫が施されているのです。
どういう効果を期待して導入するのか、導入する意味について解説致します。
従業員の満足度向上への期待や昨今の価値観の多様化や働き方改革の推進にともない、おしゃれなオフィスに刷新する企業も少なくありません。
クリエイティブオフィス＝おしゃれなオフィスという認識でされている事が多いですが、クリエイティブオフィスとは経済産業省が推進している「12の知識創造行動」に基づいたものです。
クリエイティブオフィスの目的は従業員に知識創造行動を促すことで、創造性や生産性の向上を狙うことに意味があります。
逆に考えると、オフィス内に何らかの知識創造行動を促す工夫が施されていれば、クリエイティブオフィスに該当します。
グローバル社会の中で日本の競争力を高めるために、ものづくりによる技術力と知識生産性の向上が重要だと考えられたのを背景に、経済産業省がクリエイティブオフィスの導入を推進してきました。
経済産業省は、知識創造行動を誘発する空間・ICTツールワーカーへの働きかけに加え、組織の目標とプロジェクトのゴールに向けたマネジメントの双方を備え、組織の創造性を最大限に発揮するための働き方に適した場をクリエイティブオフィスと定義しています。
作り手が敢えて戦略的な仕組みを盛り込み、従業員の創造力やアイデアを発揮させるのが目的です。
さらに、近年はテレワークなどの多様な働き方が普及し、オフィスの在り方を見直す企業が増えました。このような状況を受け、クリエイティブオフィスに注目が集まっています。
前述したようにクリエイティブオフィスとは、12の知識創造行動を促すように工夫されたオフィスです。
知識創造行動とは、経営学の分野で定義されている「SECIモデル」を指し、SECIモデルには、ポイントとなる12の知識創造行動があります。
具体的には1つの要素につき3種類、4つの要素があり、合計で12種類になります。4つの要素、12の知識創造行動は、次のとおりです。
Socialization（共同化）は、複数人の従業員がオフィスを共同で使用し、互いに刺激し合う行動です。
・ふらふら歩く
・接する
・見る・見られる・感じ合う
オフィスの通路を従業員が歩き回れるようなレイアウトにし、リフレッシュスペースなどで他の従業員と接してコミュニケーションが生まれるような環境を作ります。
また、オフィス全体を見渡せるレイアウトだと、孤独を感じにくい、お互いの教務状況を把握しやすい、などでサポートしやすい環境になります。
Externalization（表出化）は、オフィスの従業員同士が取る意識的なコミュニケーション行動です。
・軽く話してみる
・ワイワイガヤガヤ・ブレストする
・絵にする・たとえる
オフィス内にミーティングスペースを設置すると、従業員同士の話し合いやブレストを促せます。
また、従業員が「絵を描きながら」「気軽に議論」できる場を提供するためにはワークスペース内にオープンなミーティングスペースとホワイトボードを設置すると、「絵にする」「たとえる」場となります。
従業員同士が「ワイワイガヤガヤ」しながら議論できる環境があれば、コミュニケーションの活性化につながり、新たなアイデアが生まれる空間が広がります。
Combination（連結化）は、アイデアや発見を発展させる行動です。分析や討議のように、アイデアをまとめるための具体的な行動です。
・調べる・分析する・編集する・蓄積する
・真剣勝負の討議をする
・診てもらう・聴いてもらう
Combination（連結化）の行動を促すポイントは、従業員が集中できる環境です。
商品を開発するにあたって、「調べたり」「分析したり」することが可能であれば新たなアイデアが生まれ、ヒット商品が誕生するかもしれません。
従業員同士が「議論する」ことで新たなアイデアを生み出す可能性が広がります。
周囲の視線や音を遮断できる集中ブースや、気軽に利用できるミーティングスペースを設置しCombination(連結化)を促す知識創造行動につなげましょう。
Internalization（内面化）は、従業員個人が知識・経験を獲得するための行動です。アイデアや発見を実用的な知識に変換します。
・試す
・実践する
・理解を深める
Internalization（内面化）の行動を促しやすくするには、気軽に使える広い作業スペースがオフィスにあるといいです。
従業員が試したり実践したりする事が必要なので、必要なアイテムや製品を提供できる環境が求められます。
「試せる」スペースがあれば、商品開発に直接携わることがない従業員からの意見を聞くことも可能になります。実際試した意見があればさらなる開発に繋がりより良い商品の開発に生かせます。
また、オープンスペースの中にも集中ブースや広い作業スペースを設置すると、作業内容に併せて場所を選べ、学んだことを「実践」するために動けます。
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クリエイティブオフィスを導入すると、企業や従業員にさまざまなメリットをもたらします。労働環境の改善にもつながり、従業員の満足度向上が目指せます。
クリエイティブオフィスのメリットとして、従業員の知的創造性や感性に働きかける環境が整えられているので、新しいアイデアの創出を促進することが挙げられます。
部署やチームごとに区切られたオフィスでは、部署を超えた従業員と積極的に接することが難しいですが、フリーアドレスは従業員が席を自由に選べるため、業務上、あまり接することのない部署の従業員と接する機会が増えます。
フリーアドレス制の導入やリフレッシュスペースの設置などにより、部署や上司・部下の垣根を超えた業務上の交流や雑談が生まれ、従業員同士がコミュニケーションを取る機会が増えれば、新たなアイデアの創出が期待できるでしょう。
さらに、普段は接点のない部門・部署の従業員同士がコミュニケーションを取れれば、新たな価値観に触れ、新しい発見をできる機会が生まれます。
従業員にとって働きやすい環境であるクリエイティブオフィスは、優秀な人材がクリエイティブオフィスに魅力を感じるなど、人材採用にもいい効果をもたらし、企業ブランドの向上にも期待できます。
従業員同士がお互いの様子を把握しやすい環境があれば、適切なタイミングでサポートまたはフォローできるため、業務効率化につながります。
オープンスペース内に、気軽にミーティングができるような場所をつくっておくと、予約等をしなくても気軽にすぐ思い立ったタイミングでミーティングできるので、待ち時間が発生しません。
従業員の様子が見渡せるレイアウトにしておくとお互いの状況が把握できるため、フォローし合う事ができます。
従業員同士でフォローやアドバイスできれば、仕事のスピードが上がり、効率があがるのもメリットとなります。
集中して作業できる空間をつくるのも業務効率を上げる施策となります。
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クリエイティブオフィスを導入すると、従業員同士が業務の状況や成果などがわかるので、お互いに刺激し合い、モチベーションアップが期待できます。
従業員のモチベーションを向上させるには、お互いの競争心を掻き立てることだと言われています。
オープンなオフィスデザインによって、従業員は互いの業務進捗や成果、成長が見えやすくなるのが効果的です。
従業員一人ひとりのモチベーションが高まると、社内全体に伝わり、企業全体で向上しよういう社風が定着します。企業価値向上にも影響を与えるでしょう。
業務上のコミュニケーションやフォローをしやすく、従業員の業務効率化・モチベーション向上につながる点がメリットです。
クリエイティブオフィスによって、社内コミュニケーションの活性化も期待できます。
オープンスペースやフリーアドレスの導入によって、普段あまり接点のない他部署の従業員との交流が増加します。会話のテーマが多様になり、新しい価値観も育まれるでしょう。
従業員の世代や役職を超えたコミュニケーションが自然に生まれ、業務に役立つ知識・技術の継承が進み、企業全体の組織力が強化されます。
総務省の「テレワークを巡る現状について」によると、テレワークの実施によって「社内コミュニケーションが減った」と感じている従業員が多かったことがわかっています。
テレワークが解除され、出社と併用するハイブリットワークが増えている今、オフィスに出社する従業員のコミュニケーション不足を解消するには、レイアウトの工夫や共有スペースの設置が効果的です。
クリエイティブオフィスで従業員のコミュニケーション手段も多様化していきましょう。
誰でも気軽に利用できるリフレッシュスペースを設置すると、従業員同士の自然なコミュニケーションが生まれやすくなります。
クリエイティブオフィスは、オフィス空間の設計や通信デバイスの活用など、工夫次第で実現させることが可能です。
オフィスで実際に働くのは従業員なので、従業員の協力も不可欠。改革の意図が伝わるよう、社内全体に周知する必要もあります。
クリエイティブオフィスを実現する際の3つのポイントを紹介します。
クリエイティブオフィスを実現するためには、空間設計を工夫することが重要です。
経営者の意図を反映させると同時に、従業員の意見を取り入れて、全員がより満足度の高いレイアウトをつくりましょう。
デスクや各スペースの配置を工夫し、お互いの状況を見えやすい状況にすれば、クリエイティブオフィスの高い効果を期待できます。
・フリーアドレス制の導入
・リフレッシュスペースの設置
・オープンミーティングスペースの設置
・集中できるブースの設置
自分の働きやすい場所を選べるフリーアドレス制、従業員が休憩できるリフレッシュスペース、空いているかとうが一目でわかり、気軽に使えるミーティングスペースの設置、集中したい業務がある時に集中するための集中できるブースなどが有効です。
そして、全体がよく見える見渡しやすいレイアウトが重要です。
フリーアドレスのレイアウトに最適なブーメランデスクは、天板が広いのでモニタが最大3台置け、図面や資料も大きく広げられ業務効率を上げる事ができます。
クリエイティブオフィスの効果を十分に発揮させるには、ICTツールの活用も重要なポイントです。
クリエイティブオフィスでは、同じチームのメンバーが離れた場所で作業をしたり、異なる部署の従業員と連絡をしたりするケースがあります。
クリエイティブオフィスの効果を最大限生かすためには、ICTツールを活用することが必要不可欠です。
社内のネットワーク環境の整備や、ドキュメントのペーパーレス化をすすめ、業務連絡や情報共有に支障が出ないよう、チャットツールや社内SNSを活用しましょう。
多様なワークスタイルでも従業員同士がスムーズに業務の情報を連携するには、必要なタイミングで共有できる環境整備が必要です。
また、ペーパーレス化を図れば、デジタルツールで資料を共有できるので、オフィス出社以外のワークスタイルにも対応できます。
ビジネスフォンを専用アプリによりスマホを内線（ビジネスフォン）化。場所を問わないコミュニケーションが可能に。
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クリエイティブオフィスの導入を成功させるためには、従業員への働きかけも重要です。
従業員のなかにはおしゃれなオフィスに刷新されることだけがイメージされている場合もあります。目的が十分に伝わっていなければ、知識創造行動を促すのは難しくなってしまいます。
クリエイティブオフィスの目的を共有し、12の知識創造行動を意識してもらうことが大切です。
一人ひとりに目的が浸透すればそれぞれが意識するようになることで、クリエイティブオフィスの効果が十分に期待できます。
まずはクリエイティブオフィスを導入した目的を従業員と共有したうえで、クリエイティブオフィスの考え方を周知しましょう。
それらを踏まえて、従業員全員が快適に働けるルールの設定が大切です。
クリエイティブオフィスは、従業員の創造性を活性化するようにデザインされ、さまざまな場所に従業員の知識創造行動を促す工夫が施されたオフィスです。
アイデアの創出や業務効率化など企業や従業員にさまざまなメリットをもたらし、モチベーション向上などの効果が期待できます。
従業員一人ひとりの意識と工夫された空間設計やICTツールの活用によってクリエイティブオフィスの目的を最大限に発揮させましょう。
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