転送OK！事務所移転を知らせるメールの書き方とポイント
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事務所移転をする際は様々な準備が必要になってきますが、その中でも重要事項の一つに移転を知らせる連絡という項目は必ず入ってきます。
しかし、頻繁に行わないからこそどのような内容で送信したらよいかわからず、例文を探して記載するというご担当者様がほとんどかと思います。
そこで今回は移転のお知らせに使えるメールの書き方や例文をまとめてみました。
一般的に事務所の移転をする際には、取引先などに移転する旨を記した案内状を送るのが正しいビジネスマナーとされています。
しかし、全ての方に案内状を送るとなると、コストや時間といった部分から難しいため、メールにてお伝えするという場面は当然出てきます。そのためメールで伝える際は案内状で送る際よりも失礼が無いように意識しないといけません。
また、移転メールの送信を完了したと思っても、移転日の記載漏れがあり、お客様を移転前のオフィスへ訪問させてしまった、というようなケースも割とよく耳にします。
このようなトラブル等を防ぐために今回は、事務所移転の際の正しい案内メールの書き方【保存版】について解説していきたいと思います。併せて、失礼のない正しい文例などもご紹介していきます。ぜひ最後までご覧ください。
まずは案内メールをお送りする際の準備段階として、送る際の流れと気を付けるポイントがいくつかあるので、そこから見ていきたいと思います。
新しい事務所に移転してからスムーズに業務を始めるためには、移転の情報を早めにお知らせしておくことが大切です。
しかし、あまりに早すぎてもいつ移転をするのか忘れてしまう可能性もありため、1ヵ月前を目安にメールを送りましょう。
また、メールはあくまでも略式です。事務所移転のお知らせは、ハガキや封書等の案内状を送ることがビジネス上のマナーとなっています。
相手との関係性を考えてメールで送るのか、案内状を送るのかを選択しましょう。
メールか案内状かを選択しながら、送信先のリストアップをしましょう。
一つのリストにしておけば、送信漏れが発生せず、業務上のトラブルを起こしにくいので、送信する媒体に関わらずExcelなどを使ってコンパクトにリストをまとめましょう。
また、その際に事務所移転のお知らせが担当者にまで届いておらず、連絡が滞るといった事態を招かないよう連絡手段まで記載しておくと効率的です。
最近は、文字に色や画像を付けられることからHTMLメール形式のメールが増えていますが、事務所移転のお知らせはテキスト形式のメールで送ることをおすすめします。
セキュリティやサーバーへの負荷を考慮してHTMLメールを受信しないように設定している企業も一定数存在します。またHTMLメールは相手の受信環境によっては正しくメールを表示できないこともあるため、確実に相手に届けることができるよう移転メールはテキスト形式で送ることをおすすめします。
事務所移転メールを送る際にBCCを使って一斉送信しようと考えているのであれば、その危険性を改めて知っておく必要があります。
事務所移転メールは多くの企業やお客様に送るので「BCCを使っていたつもりがCCやTOを使っていた」ということになれば、深刻な情報漏洩にも繋がってしまいます。
また、BCCを使って大量にメールを送った場合、サーバー遅延や、迷惑メール業者に認定されてしまうなどデメリットの方が多いです。
それでも時間短縮のため、大量のメールを一度に送りたいというのであれば、メール配信ツールを使いましょう。
メルマガ配信等で使用されるツールですが、機能にこだわらず送るだけのツールなら料金面でもそこまでの負担にはならないサービスもございます。
また、手作業で送信できる範囲の量なら早めに準備し、手が空いた時間にコツコツ送ることをおすすめします。
事務所移転までの流れを把握したら、実際にメールの書き方と、注意するポイントについて見ていきましょう。
まず、移転メールを送る際に必ず書いておいた方がよい内容として
上記3点は抑えておく必要があります。
また、メールは略式で送るのが基本的ですが、相手によってはビジネスメールと感じてしまい非礼な印象を与えてしまう場合もあります。
失礼にならないよう、均一的な内容でなく相手によって少し変化を持たせるなど意識して送信しましょう。
続いて抑えておくべきポイントをいくつか紹介します。
件名をわかりやすく簡潔に書かないとメールボックス内で埋もれてしまうなどのトラブルにも繋がります。
どのような内容なのか一目見ただけでわかるような「事務所移転のご案内」「本社移転のお知らせ」というような件名を心がけましょう。
挨拶文の文章は丁寧すぎるくらいの言い回しを用いることがマナーになっています。
またメールの冒頭部分には宛名を記載するのがビジネスメールの基本です。宛名と冒頭のあいさつは以下のように記載しましょう。
〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
また、メールの送信先が一人なのか、複数人なのかによっても宛名の書き方は変わってきます。
一人の相手に送る場合は「会社名→部署名→役職名→氏名→敬称（様）」
複数人相手に送る場合は「取引先各位・お客様各位」となります。
挨拶文を記載した後は、本題である事務所移転について記載しましょう。
事務所移転のお知らせは、「この度、弊社は下記に移転することが決定致しました。」というように簡潔に一言で伝えると良いです。
また、移転先情報は視認性がよくなるため、箇条書きで書くのが基本です。
最低限こちらの内容は記載しておきましょう。
移転先の項目に間違いがあっては大変失礼にあたってしまいますので、間違いがないかしっかり確認しましょう。
事務所移転メールの最後には、結びの挨拶文を書きましょう。
取引先の方やお客様に、今後とも変わらぬお付き合いをお願いしたいという一文で締めると良いです。
また、結びの挨拶も冒頭の挨拶と同様に丁寧すぎるくらいがマナーとなります。そこの部分を意識して書きましょう。
例文
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたび、営業拠点を○○○○○に移転させて頂く事になりました。
これを機に社員一同、気持ちを新たに、より一層社業に専心する所存でございます。
今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
事務所移転メールに記載すべき内容と、書き方についてはご理解いただけたのではないかと思います。
それでは、上記の事を踏まえて実際に使える例文をいくつかご紹介しますので、実際に事務所移転メールを書いていきましょう。
・タイトル
事務所移転のご案内
・本文
〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様
いつも大変お世話になっております。
株式会社【会社名】の【担当者名】です。
この度弊社は〇月〇日より下記の住所へ本社を移転することになりました。
これを機に更に皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねていきたい所存です。
今後とも、ご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは略式ながら、ご挨拶とさせていただきます。
・新住所
郵便番号
東京都〇〇区〇〇 〇〇―〇〇―〇〇
URL： 【GoogleマップのURLを貼り付けてください。】
・電話番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
・FAX番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
・新事務所での営業開始日や移転に伴う休業日
〇〇月〇〇日
・タイトル
移転のお知らせ
・本文
〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様
株式会社【会社名】の【担当者名】でございます。
いつも、大変お世話になっております。
さてこの度、弊社の事務所が下記の通り移転することになりましたのでお知らせいたします。
あわせて電話番号も変更になりますので、ご確認のほど宜しくお願いいたします。
尚、各担当のメールアドレスにつきましては変更はございません。
移転日は〇月〇日を予定しており、新事務所では〇月〇日より平常通り業務を行う予定です。
◯駅より徒歩◯分のところにあり、アクセスが良くなりますので、お近くにお越しの際には是非お気軽にお立ち寄りください。
今後とも一層のご愛顧を賜りますよう、何卒お願いいたします。
【新住所】
郵便番号
◯◯都◯◯区◯◯町◯-◯-◯ ◯◯ビル◯F
【新電話・Fax番号】
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇（TEL）
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇（FAX）
【新事業所ご案内図】 URL （Googleマップを貼り付け）
どうぞ、よろしくおねがいします。
・タイトル
◯◯支店移転のお知らせ及び、それに伴った休業日のお知らせ
・本文
〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様
いつもお世話になっております。
【会社名】の【担当者名】です。
このたび弊社は、【◯年◯月◯日】をもちまして下記に事務所を移転することになりました。
つきましては、電話番号やファックス番号にも変更がありますので、併せてご案内させて頂きます。
移転に伴い、【◯月◯日（休業日）】は誠に勝手ながら休業とさせていただきます。
【◯月◯日（営業開始日）】から通常通りの営業とさせていただきますので、ご理解のほど、何卒よろしくおねがいします。
お近くにお越しの際は、是非お立ち寄りください。
今後とも、より一層精進して参りますのでご愛顧の程よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご挨拶とさせていただきます。
・新住所
郵便番号や都道府県から住所を記載する
URL： 【GoogleマップなどのURLを貼り付けると分かりやすいです】
・電話番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
・FAX番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
・新事務所での営業開始日や移転にともなった休業日があれば明記
〇〇月〇〇日
上記3つの例文を参考にしながら、相手方に失礼のない簡潔なメールを送る様にしましょう。
また、普段メールに署名を入れていない方は、新住所の情報を伝えるうえで重要な役割を持っているので、メールの最後に署名を入れてお送りしましょう。
署名の例文も記載しておきますのでこちらも活用してください。
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・会社名、部署名
・名前（読み仮名も記載）
・郵便番号、住所、ビル・建物名
・電話番号
・ファックス番号
・メールアドレス
・URL（ウェブサイト名も記載）
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以上、事務所移転メールを送信する際の注意点とメールの書き方、実際の例文について解説しました。
重要なポイントとして、
以上3点を抑えておけば、気持ちよく相手に伝わるかと思います。準備の段階からきちんと意識してメールを送るようにしましょう。
他にもオフィス・事務所移転のさいに役立つ記事をいくつか用意しておりますのでぜひ、ご覧ください。
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