スモールオフィスにおける移転業者の選び方
24時間受付中！1営業日中にご連絡します
24時間受付中！1営業日中にご連絡します
オフィスの移転を考えるにあたり、移転業者の選定は重要事項の一つです。
オフィスの移転には多くの作業や手続きが発生しますが、基本的に通常業務を行いながら手配や進捗を進めていくため、移転の担当者に大きく負担がかかります。
そのため、荷物の運搬だけを行っている業者でなく、オフィス移転に関する手続きや作業をトータルで相談することができる専門業者に依頼するのが一般的です。
しかし、専門業者にもスモールオフィスの移転が得意な業者、大規模移転が得意な業者など、規模やサービス内容によって対応できる範囲が異なっており、その中から自社に合った業者を選択する必要があります。
今回は自社に合ったオフィス移転業者の選定ができるよう、その選び方やポイントについて記載しております。ぜひ今後の参考にしてください。
まずは移転業者を選定する前に、オフィス移転業者に移転を依頼するメリットについて解説します。
オフィスの移転は、一般住宅の引っ越しとは異なる点いくつも存在します。
一般住宅の引っ越しなら、手続きや荷物の運搬を含めても大体1ヵ月前から準備を始めれば問題なく引っ越しを完了することができます。
しかし、オフィスの移転は、移転先の選定や什器の購入・レイアウト作成だけでなく、旧オフィスの原状回復工事や、
新オフィスの配線工事などが発生し、引っ越し完了までかかる時間は動き出しから半年以上と長くなる傾向があります。
スモールオフィスの場合、荷物の運搬や什器の購入などにそこまで時間がかからないため、一般住宅のような移転を考えている方もいらっしゃいますが、
現在使用しているオフィスの解約通知は基本的に6か月前～3か月前にはオーナーに送る必要があります。そのため、企業の場合は動き出しから考えると最低でも半年ほどは移転プロジェクトのスタートから完了まで時間がかかります。
また、専門的な知識が必要な作業も出てくるため、逐一確認しながら進めていくと担当者の負担は相当なものになってしまいます。スムーズに移転を進めるためにもオフィス移転を得意としている業者に依頼をした方が負担も少なく、効率的です。
オフィス移転を行っている業者は数多く存在するため、どの業者が良いか悩む方も多いと思います。
その中でも自社に合った業者を選ぶ際のポイントをいくつかご紹介します。
実績や経験が豊富な業者であれば、オフィス移転のノウハウが蓄積されているため安心して任せられます。
特にオフィスの移転は今までの実績や経験がないとスムーズに進まない可能性もあるので、HP等をしっかり確認し、その会社のオフィス移転サービスがどのようなものかを把握しておきましょう。
また、オフィスの内装やレイアウトも移転に合わせて依頼したい場合、作成事例などを確認するのがおすすめです。
大体のHPには写真付きでレイアウトの事例が記載されています。イメージが湧きやすくなるため、参考にしましょう。
どの作業まで対応できるのか、サービスの範囲は移転業者ごとに異なります。
最近はオフィス移転をトータルで行っている会社が多くなってきていますが、会社ごとに得意分野があるため、事前にHP等で確認しておくと選定範囲が絞られます。
例えば、スモールオフィスを想定しているのに、名前をよく聞くからと大規模移転を得意としている業者を選ぶと、サービス面は充実しているが料金面で合わなく、別の業者を探し直すなど手間の原因となります。
また、大規模な移転を計画しているのに、料金が安いからとスモールオフィスを得意としている企業を選定すると、思うように進まずスケジュールに遅れが出ることもあります。規模感やイメージと合う企業の選定も重要なポイントです。
オフィス移転は内装や荷物の運びこみが完了したら終わりではありません。実際に業務をし始めてから気づく点や、搬入した什器に不良品が混ざっていたなど
不具合が起こることも想定されます。トラブルが起きた場合にすぐ対処してくれる業者にお願いしておくと、何かあった時に困りません。
業者によってサポート体制は異なるため、どのようなフォローを行ってくれるか確認しておくことをおすすめします。
オフィス移転には多額の費用がかかります。そのため、コスト削減できるところはなるべく削減しようと考える企業が多いです。
見積もりを取る場合はなるべく複数の業者からお見積りを取り、予算の範囲内で依頼できるところを選ぶことも重要です。ただし、価格は依頼するサービスの範囲によっても異なってきます。価格が安いという理由だけで選定してしまうと、自社で対応する範囲が増えてしまい、従業員の方や担当者の負担が増えてしまうため注意しましょう。
また、スモールオフィスの場合、なるべく業者を使わず、自分たちでできるところまでやってしまおうと考える企業は多いですが、いざやってみると専門的なことも多く、移転の失敗にも繋がりかねません。
サービスの範囲をきちんと確認し、最適な業者選びができるようにしましょう。
最後にスムーズに移転を進めるために、移転業者を選定するまでの流れを記載します。
まずはオフィス移転業者にどこまで依頼し、どこまで自分たちで対応するかの範囲を決めます。
オフィス移転専任として担当者を作れるのか、作れない場合どこまで通常業務に影響が出るのかを考えたうえで決めましょう。
オフィス移転にかかる費用は主に新オフィスの契約、内装工事、旧オフィスの退去、原状回復などです。
これらの金額がトータルでどのくらいになるのか、自分たちで賄える作業はどのくらいなのかを検討し予算を決めましょう。
オフィス移転にかかる費用に関してはこちらでも紹介しています。一緒にご覧ください。
スモールオフィス移転のコスト削減ポイント
依頼サービスの範囲、予算が決まったら業者に連絡し、見積もりをもらいます。
現在はインターネット上の一括見積りサービスなどを活用すると大体の予算を確認することができますが、正確な金額は業者にオフィスまで来てもらい、
現地調査や打ち合わせを行ってみないとわかりません。良さそうな業者を見つけたら連絡を取って見積もりを依頼しましょう。
また、見積もりを確認する際は依頼したいサービスが含まれているか、追加料金が発生しないかなど、料金の内訳まできちんと確認した上で検討していきましょう。
見積もりの金額やオフィス移転の実績、サービス内容を含めて検討した結果、自社の要望に合った業者が見つかったら申し込みをします。
荷物の運搬やネットワーク工事、廃棄物処理についてなど担当者と詳細を打ち合わせしながら、移転業務を進めていきましょう。
オフィス移転はやることが多く、移転担当者が全て対応していると負担があまりにも大きいです。
また、専門的な知識がない場合、どうしても漏れやトラブルの原因となってしまいます。
予算と相談しながらうまく業者を活用し、スムーズな移転を実現できるようにしましょう。
オフィス空間デザインでは、移転プロジェクトの一部分の対応から、ワンストップ移転の対応まで幅広くオフィス移転について承っております。
特にスモールオフィスの移転について多くの実績があり、経験豊富なスタッフが柔軟に対応致しますので、ぜひお気軽にご相談ください。
オフィス空間デザイン
