WEB会議ブースでウェブ会議のトラブルを防止
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新型コロナウイルスの感染拡大によって急速に導入企業が増加したWEB会議（ビデオ会議）ですが、他の人の声や様々な音によってWEB会議の音声が聞き取りにくい場合や他の社員の会話などから情報漏えいが起きるなど様々な問題が出ています。
そこで、本記事ではWEB会議の問題を解決するWEB会議ブースについてご紹介致します。
※写真はWEB会議ブース『EDOブース』より
WEB会議は電話に比べ、顔を合わせて対話ができるので表情や仕草など様々な情報を得ることができる他、資料を共有することもできる便利なツールです。元々、2019年は翌年に東京オリンピックの開催が予定されていたことから観光客などによる交通機関の混雑対応としてテレワークが推進され、WEB会議の導入も進められていました。また、台風や大雨などの自然災害も2019年は多く、BCP対策としてもWEB会議の導入が進みました。
しかし、2020年に新型コロナウイルスが広まったことで2019年を大きく上回る勢いで導入が進み、2019年に比べて120％ほどの市場規模の成長とみる調査も出ています。
そんなWEB会議ですが、WEB会議自体の導入は進むもののWEB会議を行う環境づくりまでは考慮出来ていないというのが実情です。
WEB会議を利用している社員の割合が低い導入当初は自席ではなく会議などを利用して行うことができていました。しかし、多くの社員がWEB会議を利用する状況になると来客や打ち合わせの為に設置されている会議室では大人数を収容できる様にある程度の広さで作られるため数が少なく会議室が足りません。
特に営業担当が訪問の代わりにWEB会議を会議室で行うとすぐに満室となってしまいます。また、広い会議室に社員1人という状況も多くも無駄なスペースが広くなるのでスペースを有効活用できているとは言えません。また、今まで会議室を使っていた打ち合わせや面接、商談などが思うように出来ず調整が必要になります。
しかしながら会議室を使わず自席でWEB会議を行うと近くの社員の声などでWEB会議の音声が聞き取りにくい問題や周りの社員が話す機密情報が社外の人へ漏れるなどの問題もあります。
自席でのWEB会議が音や情報漏えいなどの問題がある一方で賃料負担や場所の問題から会議室はそう簡単に増やすこともできません。そのような問題を解決するサービスがWEB会議ブースです。
WEB会議ブースはオフィス内に簡単に設置できる個室のワークブースで、WEB会議だけでなく業務に集中したい場合にも利用できます。WEB会議ブースは上部を含めた全ての面を覆われている完全個室タイプや上部が空いたタイプ、1面が空いたタイプなど様々なタイプがあります。
オフィス内にWEB会議ブースを設置すると様々なメリットがあります。
自席でのWEB会議では業務上の機密性が高い内容の話しを他の人に聞かれたくない場合もありますし、自身の声量が他者の迷惑になっていないか？などを気にする必要もあります。逆に他の社員の会話をする声が気になったり、社外秘の情報を近くの社員が話している場合もあるでしょう。この様に自席でのWEB会議は様々な要素を考慮して行う必要があります。
しかし、WEB会議ブースであれば周りを気にする必要もなくWEB会議に集中することができます。また、WEB会議の音声も聞き取りやすくなります。
通常、会議室を増やす場合はパーテーションなどでしっかり区切ったりする工事が必要でした。しかし、WEB会議ブースでは大掛かりな工事が必要なく、中には自身で組み立てることができるほど簡単なものもあります。工事が必要ないのでレイアウト変更や移転の際も簡単に対応することができます。
従来の会議室は複数の人が利用する前提で作られていましたが、WEB会議ブースは1人用もある為、オフィス内のデッドスペースに置いたりすることもでき、オフィススペースの有効活用が可能です。
新型コロナウイルスの感染拡大によってテレワークが進んだ今、オフィスのデスク自体も削減されていますが、空いたスペースに設置することもできます。
WEB会議ブースはスチール製やポリエステルなど様々な素材を使った商品がでていますが、ここでは木材を使用したWEB会議ブースをご紹介したいと思います。
木材を使用したWEB会議ブースの特徴は組み立て式かつブース以外にも利用出来る点です。他のWEB会議ブースはブース以外の利用はできませんので、人員削減やスペースの減少などの際は撤去することになります。しかし、木材を使用したWEB会議ブースは組み立て直してテーブルなどとして再利用が出来ます。
廃材をださないので環境にやさしいWEB会議ブースです。上部が開いているタイプのWEB会議ブースなので全ての面が囲まれているスチール製の完全防音設計WEB会議ブースに比べると防音という面では劣ります。しかし、完全防音設計WEB会議ブースは価格が100万程かかりますが、木材を使用したWEB会議ブースは25万程です。WEB会議ブースエリアをオフィス内に設けて普段業務を行うデスクなどの配置場所と離したり、使用するパネルを吸音パネルに変更やヘッドセットを利用したりすることでWEB会議の問題を解決することは可能です。
導入時にはブース自体で対策を取るのか、ブースと他サービスを組み合わせて対策をとるのかは企業によって選択が異なるでしょう。
木材を利用したWEB会議ブースは無機質になりがちなオフィスに和のテイストを持ち込み落ち着いた雰囲気を作り出すことができます。さらに、オフィス全体を木材で統一することでより一層、和の落ち着いたオフィスを演出することができます。
WEB会議ブースはWEB会議だけでなく業務に集中したいときや作業場所を変えて気分転換したいという場合にも役立ちます。WEB会議の導入が進んでいる今、WEB会議を行う環境も整えてみてはいかがでしょうか？
WEB会議ブースの詳細はこちら
2021年1月15日 2:15 PM | カテゴリー： 集中ブース | タグ： WEB会議, WEB会議ブース, ワークブース, 個室, 集中ブース
