スモールオフィスの移転チェックリスト【無料ダウンロード】
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オフィスを移転することが決まった場合、やらなければならない項目が多岐にわたるため、担当としてまず何をしたら良いかの確認から始めるかと思います。
検索していくと移転までのスケジュール計画、新旧オフィスの手続きなどやるべき項目はある程度見えてくると思いますが、実際にそれらを漏れなく進捗させていくには、やることをまとめたチェックリストを作成し、それを元に確認していく作業が必要になってきます。
しかし、いざチェックリストを作ろうにも時間がかかるうえ、何をチェックすべきかわからないといったご担当者様がほとんどではないでしょうか。
オフィス空間デザインは、年間に数多くのスモールオフィス様の移転を承っていますが、スケジュール管理やチェックリストで悩んでいる企業の担当者様が数多くいらっしゃいます。 お悩みのお客様にオフィス空間デザインは移転の際にやるべきことを一覧にまとめたチェックリストを作成しております。
スモールオフィスの移転に役立つチェックリストとなっておりますので、保存して移転の際にご活用ください。
オフィス移転の際は、やる事をまとめたチェックリストを元に進めていくことで漏れがなく進捗させることができますが、
オフィス移転の準備をいつから初めて、いつまでに完了させるかのスケジュール設計をきちんとしていないとチェック項目を埋めていくことができず、せっかくのチェックリストも効果が出ません。
まずは、移転予定日や移転予定月から逆算して、いつまでにどのような作業を行う必要があるか確認しましょう。
オフィス移転は急遽決まったというような状況でない限り、大体半年～1年前には計画がスタートしているものなので、移転直前にバタバタしないようゆとりのあるスケジュールを立てるのをおすすめします。
移転の大まかなスケジュールに関しては下記エクセルの移転工程表がありますので、そちらをダウンロードしてみてください。
また、通常だと半年～1年前から移転に関する計画を進めていきますが、移転までの日数が少なく、通常業務との兼ね合いも含め時間がないようであれば、一括で業者に相談、依頼をしてしまった方が担当者の負担も少なく、納得のいくオフィス移転ができる確率も高まります。
移転までのスケジュールをしっかり立て、それに合わせた業者選びや行動を取れるようにしましょう。
スケジュール設計をきちんと立てたなら、チェックリストを元に一つ一つタスクを消化していきましょう。
下記よりオフィス移転チェックリストが閲覧、保存できます。そのまま活用しても、自社にあったチェックリストを作成する土台としてもぜひご活用ください。
移転の際に抑えておくべきポイントを大きく分けると、
・現オフィスについて ・新オフィスについて ・社内移転準備 ・取引先への連絡・印刷物、署名関係 ・関係省庁への提出書類一覧 ・オフィスプラン、内装関連 ・引っ越し関係 ・ネット、通信関係
といった項目に分ける事ができます。チェックリスト内では各項目内でやる事を細分化しチェックできるようにしていますが、それぞれの項目でどのような確認が必要かを簡単に解説していきます。
移転することが決まったなら、現在使用しているオフィスの解約に関する手続きや、入居前の状態に戻す原状回復工事が必要です。
特に解約をする際の解約予告は半年前までに行うことが一般的となっています。過ぎてしまうと無駄な料金が発生してしまうこともありますので、注意しましょう。
移転先の選定は今後のビジネスに大きく関わってくる重要事項です。
通勤や移動に困らないようにアクセスの良い場所を選ぶ、周辺施設に不自由しない場所を選ぶなど会社によって判断基準は異なってくるかと思いますが、
様々な条件を考慮して移転先の選定を行いましょう。
移転が決まった際に担当として業者に連絡を取ったり、様々な手続きをするのはもちろんですが、それ以外にも社員への説明や、いつまでに荷物の整理をする必要があるのかスケジュールの立案、共有など社内での準備も必要になります。
また、移転のトータル予算を把握していないと、担当としてどこまで業者に任せてどこまで自分たちで進めるのかを決めることができないので、
移転に必要な情報収集や準備は早めにしておきましょう。
金融機関やセキュリティ会社、その他定期サービスを受けている企業に対して移転の連絡を入れる必要があります。
届け出が必要な場合や、地域によっては取引先支店の担当エリアから外れてしまうといったケースも考えられます。その際に必要な手続きについても同時に聞くことができるため、忘れずに連絡しましょう。
移転する場合、普段使用している封筒、名刺、社判、ゴム印など住所の記載があるものは新しくする必要があります。
普段使っている業者がある場合、普段の納期よりもデータの修正などを含めて時間がかかる場合がほとんどなので、早めに納期の確認をしておきましょう。
また、メールの署名も移転時に見落としがちな部分ですので、忘れずに変更するようにしましょう。
法務局や税務署、郵便局等に必要な届け出を出す必要があります。
詳細はチェックリストに記載しておりますが、遅れた場合過料として料金を支払わなければならない手続きもありますので、
漏れがないように届け出をしましょう。
法改正等で必要な手続きが変わる可能性もあるため、最新の情報は各省庁のサイトをご確認ください。
新オフィスに移った後に、オフィススペースの不足や内装への不満が出てしまうと、コストを掛けて移転をした意味が薄れてしまいます。
そうならないよう、一人当たりのオフィス面積の確保や、デスク間などのスペース配分をきちんと考えたオフィスプランを作成しましょう。
とはいえ専門の知識がないのにオフィススペースの適正な配分を考えることは中々難しいと思います。
専門的な部分は時間をかけるよりも専門の業者にお願いした方がコスパよくスムーズに進みます。相談できる部分はうまく業者を活用しましょう。
移転準備から当日までのスケジュール、廃棄物の処理方法や荷物のまとめ方などをまとめたマニュアルを作成しておけば、都度質問が来るような事態も避けられます。
また、移転当日も移転前の事務所と、移転先の事務所で人員が必要になりますので、その割り当ても早い段階で決めておくとスムーズです。
そのほかに新オフィスの鍵の受け渡しなども必要になってきますので、なるべく早い段階で準備を進め、直前にバタバタしないように心掛けましょう。
移転先での業務開始日にインターネットや電話が繋がっていないといった事態が起こると業務に大きく支障が出ます。
特に人員増加を見越した移転の場合、最大同時通話数の増加などプラン変更が必要なケースもあります。業務開始日に間に合うように早めに手配するようにしましょう。
また、移転は現在の契約内容を見直す良いタイミングです。
不要な契約がないか、使っていない電話機がないかといった確認や、これを機によりよいサービスが無いかの検討なども行えるとよいでしょう。
その他に、会社ごとのルールや、業種特有の手続きが発生する場合もありますので、その場合はそれらの項目もきちんとリストに追加し、漏れがないように手配を進めましょう。
オフィス移転は会社にとっては大きな転換点です。
移転前から移転後まで様々な業務が発生するため大変だと感じるかと思います。その分成功した際には今までより働きやすい環境が実現でき、今後のビジネスの質を大きく向上させることにも繋がってきます。きちんと準備、確認をしましょう。
オフィス空間デザインでは、移転プロジェクトの一部分の対応から、ワンストップでの移転まで幅広くオフィス移転について承っております。
特にスモールオフィスの移転について多くの実績があり、経験豊富なスタッフが柔軟に対応致します。
また、移転時におけるご要望に沿ったレイアウト作成も無料で承っています。
移転のレイアウトはもちろん、それ以外もぜひお気軽にご相談ください。
