ハイブリッドワークの課題を解決するパッケージとは？
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現在、世の中の動きとして、出社とテレワークを組み合わせたハイブリッド型の勤務形態(通称：ハイブリッドワーク)が働き方の主流になってきています。
ハイブリッドワークは従業員一人一人が状況に応じて働く場所を選べるなど多様な働き方が可能になるため、生産性の向上や人材確保など多くのメリットがありますが、従業員の状況を把握することが難しく、管理するのが大変だという課題も存在します。
また、ハイブリッドワーク自体は順次取り入れているが、その多様化する働き方に対応したオフィス環境の整備まで取り組めていない企業様もまだまだ多いです。
そこで今回、ハイブリッドワーク対応オフィスの整備と、課題別に解決可能なツールをパッケージ化しました。
オフィスの整備と課題の解決でハイブリッドワークに適した環境を整えましょう。
出社とテレワークを組み合わせて行うハイブリッドワークでは、全員が出社をしていた時と同じオフィス環境だと常に空席が一定数以上あるなど無駄なスペースが多くなります。
ハイブリッドワーク用のオフィスでは、
① 作業用の固定席がある執務スペース ② 出社した際に自由に使え、交流も可能なフリーアドレススペース ③ web会議や集中作業用の個人ブース ④ 複数人が集まる会議室 ⑤ コミュニケーションスペース
上記要素を組み合わせ、オフィススペースを有効活用したレイアウトを取り入れるのが一般的です。
《レイアウト例》
多様な働き方をするからこそ、オフィス内のデッドスペースをなくし、オフィス環境を整えることで、より効果的にハイブリッドワークを行うことができます。
◇オフィス環境整備＋管理ツールMOT/Log
ハイブリッドワークを実施する際、真っ先に課題として上げられるのが、多様な働き方をする従業員の把握が難しいといった管理部分の問題です。
日報の提出や、webミーティングでの報告など様々な形で対策は取っているかと思いますが、どうしても不明瞭な部分は出てきてしまいます。
管理ツールMOT/Logは従業員のPCログの取得、画面キャプチャの取得ができるため業務状況の確認をよりクリアに行うことが可能です。
そのため日報や報告の簡略化、的確な業務改善の指示出し、見えない残業や働きすぎの防止、情報漏洩の防止、正当な人事評価が得られるなど管理側、従業員側相互にメリットがあります。
このパッケージではハイブリッドワーク型オフィスの整備と、PCから業務状況の把握が可能になるため、管理部分の課題解決とハイブリッドワーク環境の整備が可能です。
MOT/Log詳細：https://www.webjapan.co.jp/product/mot-log/
◇オフィス環境整備＋クラウド電話MOT/TEL
従業員が集まる機会が少なく、コミュニケーション不足を感じるという課題はテレワークだけでなく、従業員が状況によって働く場所を選択できるハイブリッドワークでも存在します。
クラウド電話MOT/TELは従業員が業務上使用しているPCやスマホを使用して無料内線通話＋ビジネスチャットを行えるため、場所や状況に関わらず手軽にコミュニケーションを取る事が可能です。
このパッケージではハイブリッドワーク型オフィスの整備と、お手持ちのスマホ、PCを活用した手軽な社内コミュニケーションが可能になります。
どこにいても内線で無料通話が可能な上に、LINEなどプライベートな情報を開示する必要がなく手軽にコミュニケーションが取れるため、コミュニケーション部分の課題解決に役立ちます。
また、ハイブリッドワークを行うと事務所に人がほとんどいないというシチュエーションも出てくるかと思います。
その際にMOT/TELは自宅や外出先でもスマホから会社番号(03、06など)での発信、会社番号(03、06など)にかかってきた電話を複数人で受けられる設定、事務所で受けた電話をスマホの無料内線通話で在宅の人に回すなど、どこにいても事務所内に全員でいるかのような対応が可能になるため、よりハイブリッドワークの推進を図ることができます。
さらにスマホの活用によって電話配線を無くした配線レスオフィスの実現も可能になり、自席やオフィスに縛られない多様な働き方の実現をサポートします。
MOT/TEL詳細：https://www.mot-net.com/mottel
◇オフィス環境整備＋紙文書電子化サービス
2022年1月～電子帳簿保存法が改正され、ペーパーレス化に取り組みやすくなりましたが、重要書類のやり取りは紙という企業様がまだまだ多いのが状況です。
特に経理部門には請求書や受領書などの書類が紙で届くことが多く、ハイブリッドワークを導入しても経理部門はテレワークの日を中々組み込めていないという企業様は多いです。
弊社の紙文書電子化サービスは書類の受け取り、電子化(スキャン)、電子化した書類データのクラウド上へのアップまでを代行します。
書類データはクラウド上で一元管理され、どこでも検索、確認が可能なため、書類のためだけに出社するという状況が発生せず、ハイブリッドワークを無理なく行うことができます。
このパッケージではハイブリッドワーク型オフィスの整備と、紙文書電子化サービスによる書類のためだけの出社対応を無くすことが可能です。
また、電子帳簿保存法改正への対応がまだの場合、ハイブリッドワークだけでなく電子帳簿保存法改正への対応を含め同時に2つの課題解決が可能です。
紙文書電子化サービス：https://www.hi-keihi.com/function/bill-digitalization
その他にもハイブリッドワークの課題解決に役立つツールをオプションとして揃えています。パッケージ内容と組み合わせてご利用が可能です。
勤怠管理…スマホ、PCで出退勤が可能。クラウド上でデータの一元管理を行うことができます。
ハイ経費…クラウド上で経費精算ができ、スマホからも承認作業ができるため、承認作業のためだけの出社を避けられます。
iPad受付…直感的な操作でオフィスへの来客対応をよりスムーズに行うことができます。
V-Warp…USBを差すだけで社内のPCへセキュアなリモートアクセスが可能になります。
詳細についての確認や、ご質問、疑問点は下記お問い合わせからご連絡ください。
