会議室不足を移動式の個室会議ブースで解決する
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新型コロナウイルスの感染拡大により会議室は従来の会議・打ち合わせなどの使い方に加えて、WEB会議でも利用されるようになり、多くのオフィスで会議室不足に悩まされています。そこで本記事では簡単に導入できる工事不要の個室会議ブースについてご紹介致します。
会議室を増やしても使われなければデッドスペースです。その為、適切な会議室数にする為にもまず初めに会議室が不足する理由から整理していきましょう。
冒頭でもご紹介したように会議室の利用方法が増えていることが要因の1つです。一昔前であれば、会議や打ち合わせ・商談・面接程度でしたが現在ではセミナーやWEB会議、研修など多岐にわたります。その為、すぐに会議室が満室となってしまいます。
会議室は大人数を収容できる様に設計されており会議室自体が広いので一般オフィスでは数多く作ることは出来ません。
しかし、ここ最近よく利用されるWEB会議は1人で行うことも少なくなく、大人数を収容出来る会議室を1人で利用するケースの様に収容人数と利用人数のミスマッチが起きていることも要因の1つです。
会議室などはシステムを使ったり、総務経由でエクセル管理したり方法は様々ですが、事前に予約を入れるケースが多いです。会議室が不足していることから早めに会議室を抑えようと仮予約をしますが、結局利用しないにもかかわらず予約が入ったままで他の人が使えないという場合もあります。
また、逆にキャンセルされた場合に会議室の空き状況がリアルタイムで可視化出来ていなければ利用されないままになります。
◯◯時～××時の様に予約しても実際利用してみると越えてしまうことも多く予約通りにいかないということも会議室が満員になる要因の1つです。
実際に利用したい社員に対して会議室自体が少ないことも当然会議室不足の要因の1つです。天井までの高さのパーテーション工事などが必要な会議室を新たに作るのは消防法によって設置位置が制限されたり、消防設備の増設やビル運営会社の許可が必要になるなど簡単ではありません。また、一度設置したら移動なども簡単には出来ずレイアウト変更などに対応できません。
この様に会議室が不足する理由は様々です。次に会議室不足を解消するのに役立つ方法をご紹介致します。
会議室不足を解消する方法はいくつかあります。
会議室の予約状況をリアルタイムで確認できるシステムの導入がまず挙げられます。どの会議室がいつ・どれくらい空いているかが判別できるシステムです。予約やキャンセルもそこから簡単に出来ることと特にキャンセルなどがあった場合にすぐに反映されるリアルタイム性はとても重要です。
仮予約のまま利用されないことを防ぐため、使用する日時が近づいたら確認したり、予約時間になっても使用にならなければ自動でキャンセルに変更なども有効です。
また、逆に予約時間を超える使用には退室を促すことも予定通りに会議室を回す手助けになります。
大人数を収容できる会議室をWEB会議の為に1人で利用するのはスペースが勿体ないです。利用人数を意識した予約を促すことも必要です。
また、WEB会議をはじめ、少人数の利用が多い現状から無駄なスペースが多くなる大人数の会議室を少人数用に2つに分けたりすることも有効です。
不足している会議室を増やすことももちろん有効です。しかし、WＥＢ会議などの1人用の会議室は今後も継続して利用するか不透明です。また、パーテーション工事も許可や消防法などで面倒です。そんな悩みを解決したのが個室会議ブースです。
パーテーション工事など大掛かりな工事が不要でオフィス家具の様に簡単に導入ができる個室のブースを会議ブースと呼びます。完全個室の防音性に優れた会議ブースから上部や1面が開いた開放的な会議ブースなどがあります。
個室の会議ブースは少人数で利用することを想定されているので1人用から4人ほどで利用出来る会議ブースが多く提供されています。 会議ブースは、会議だけでなくパーソナルスペースとして業務に集中したい時にも利用でき、「集中ブース」や「ワークブース」などとも呼ばれています。
会議室ブースの導入は様々なメリットがあります。
会議ブースは1人用など少人数用のブースなので省スペースのブースです。その為、オフィス内のちょっとしたデッドスペースでも導入出来たり、昨今のテレワークやフリーアドレスなどによって空いたスペースを有効活用することも可能です。
会議ブースは大掛かりな工事が不要で、自身で組み立てが出来るほど簡単に導入できるサービスです。その為、レイアウト変更や移転時に自由に持ち運びが可能なのでオフィスの変化に柔軟に対応できるメリットがあります。
また、天井までの高さのパーテーション工事などでは必要な許可や消防法の対応なども不要なので手軽に導入ができます。
少人数向けのブースなのでWEB会議など少人数の利用の際に収容人数と利用人数のミスマッチを防ぐことができます。利用されていない無駄なスペースを削減することができます。
この様に会議ブースの導入は様々なメリットがあります。
会議ブースは様々な材質の物がありますが、ここでは木材を使用した会議ブースをご紹介致します。
木材を使用した会議ブースの特徴はブース以外の再利用が可能な点です。組み立て式の会議ブースの為、人員の増減に合わせてブースから机などに変更することができます。
また、上部が開いているタイプの会議ブースなので新型コロナウイルス対策としての換気という点でも問題ありません。使用するパネルを吸音パネルに変更や会話内容を空調音や自然音（川のせせらぎ）などで消すサウンドマスキングなどを利用することで上部が開いた会議ブースでも音漏れなどを減少させることができます。
木材を使用した会議ブースは和を感じさせ、落ち着いたオフィスを演出することができます。今後、施設予約システムとも連動予定なので効率的な会議室運用にも効果があります。
会議不足でお困りの方は会議ブースを検討してみてはいかがでしょうか？
2021年1月18日 12:24 PM | カテゴリー： お役立ち情報, スタッフブログ, 集中ブース | タグ： ワークブース, 会議ブース, 会議室, 集中ブース
