フリーアドレスのレイアウト事例｜見落としがちなポイントも紹介
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フリーアドレスとは、オフィスにおけるワークスタイルの一つです。
決められた席を設けず、従業員が空いた席を自由に選んで業務をおこなうスタイルです。
企業がフリーアドレスを導入するとメリットがありますが、デメリットもあります。
しかしそれに伴う課題などを解決すれば、快適かつ業務効率の向上など、業務においていい効果が期待できます。
フリーアドレスはレイアウトが重要｜適切なデスク選びやルールの設定 – 木製オフィス家具ならオフィス空間デザイン (odesign.jp)
フリーアドレスを導入するにあたって、レイアウトは完全フリーアドレスとグループアドレスの2種類あります。
完全フリーアドレスは、オールフリーアドレスや全席フリーアドレスと呼ばれる、従業員がすべてのフリーアドレス席から自由に席を選べる方法です。
部署やチームなどの区別がないため、ワークスペース内の席なら毎日好きな場所で仕事ができます。
毎日、近隣にいる社員が変わるので、部署やチームを超えたコミュニケーションが発生し、問題解決能力の向上や、クリエイティブな発想の手掛かりになる事もあります。
しかし、完全フリーアドレスは誰がどこで仕事をしているのかがわかりにくくなり、電話や来客があった際に、該当従業員を探す手間が増える事もあります。
また、部署やチーム単位でまとまっていないので、部署内メンバー同士で「何かあったときに都度コミュニケーションをとる」ということが難しくなります。
グループアドレスは、部署やプロジェクトチームなどでグループ化されてデスクが決まっているレイアウトです。
一定の範囲が決まっていて、その範囲内で自由に席を選びます。チームアドレスやデザインアドレスと呼ばれることもあります。
部署やチーム単位である程度座席がまとまっているため、完全フリーアドレスに比べてチームのコミュニケーションがとりやすい点がメリットです。
範囲は決まっているものの、その中では席を変えられるので固定化はせず、コミュニケーションの幅が広がります。
部署やチームのメンバーがまとまっているため、各社員の所在がわかりやすく、電話や来客があった場合でも、従業員の所属先がわかればすぐに引き継げるためスムーズです。
ただし、どうしても完全フリーアドレスよりは自由度が低いので部署やチームを超えたコミュニケーションは難しくなります。
また、部署やチームに人数差があると空席が多いグループや席が足りないグループが発生する可能性が出てくるなど、スペースの使い方に限りが出てきたり、効率が悪くなる事も考えられます。
日本で最も多くの企業で採用されているスタンダードなレイアウトパターンです。
対向型は複数のデスクを向かい合わせ、一つの島のように配置するレイアウトです。複数のデスクをまとめられるため、部署やチームごとに配置しやすいという特徴があります。
この配置方法は部署ごとにデスクがまとめられ省スペースでの運用が可能であり、増員や席替えが簡易にできるため、とても効率の良いレイアウトです。
そして、社員同士のコミュニケーションも取りやすいのが特徴で、お互い向き合って座るため相談したり指示したりが容易でき、一般事務や営業など様々な職種に向いているでしょう。
上司が自身の部署を管理しやすいメリットもあります。
しかし、フリーアドレスへの切り替えの効果が感じられにくいということ、個々のスペースを作り出しにくいため集中力が必要な業務には不向きな側面があります。
同行型とは、すべてのデスクを同一方向に並べる配置方法です。
個人のデスクワークが中心となる電話オペレーターや銀行などで用いられています。
対向式のように向かいのデスクにいる従業員の視線が視界に入らないため、業務に集中しやすく、連携を必要とする業務の職種には効率的なレイアウトであり、メリットです。
しかし、隣の席以外の従業員とコミュニケーションがとりにくく、スペース効率的に対向式レイアウトに劣るということから一般的なオフィスでこの配置方法を採用している企業は少ないです。
背面型は、従業員同士が背中合わせになるようにデスクを配置するレイアウトです。
部署やチームごとに配置すると、メンバー同士のコミュニケーションがとりやすくなります。
お互いの視線を気にすることがなくなり、横と後ろには適度な間隔に仕事仲間がいるためコミュニケーションが取りやすいメリットがあり、プロジェクト単位での仕事が進めやすいのが特徴です。
中央にミーティングテーブルを配置するパターンもあり、コミュニケーションから打ち合わせまでチーム間でのやり取りを行うことが出来ることも特徴です。
また、スペース効率が良いので、この配置方法であれば限られた空間でデスクを配置することも出来るでしょう。
ベンゼン型レイアウトは、六角形のベンゼンを基本の形として、Y字型のデスクを組み合わせたり、円状、またはブーメラン型のデスクを組み合わせたりして形成します。
Y字型を2組配置するのが多く、島が増えると亀の甲羅のように見えるのが特徴です。
背面型レイアウトと、メリットデメリットはほぼ一緒で、各社員が業務に集中しやすいほか、部署・チームとしての連帯感が生まれやすいレイアウトです。
最大の特徴はテーブルの形状の性質上、一人あたりの作業スペースが広くとれるため資料を大きく広げる業務に適します。そのため、他のレイアウトパターンと比較してより広いスペースが必要となるので、スペース効率は他のレイアウトに比べて低くなる傾向にあります。
フリーアドレスへの変更は、レイアウトやオフィス家具に目がいきますが、意外と重要な問題がビジネスフォンです。
フリーアドレスは席が固定ではないので、今までの固定電話のように内線を固定・設置する事ができません。
また、誰がどこに座っているのか把握が難しく、受けた電話を内線で電話を取り次ぐこともできず、不便に感じてしまう事が多くなります。
フリーアドレス化する場合は、固定電話が不向きであり、そのシステムを変える必要があるのです。
そこでフリーアドレスに最適なのが、クラウドPBXを利用して通話するサービスです。
クラウドPBXとは、クラウド上に主装置を置いてインターネット回線で通話するシステムで、スマホにアプリを入れるだけでビジネスフォンの機能（内線や会社番号を使った発着信）が利用できます。
パソコンやスマホで利用が可能なので、フリーアドレスで切り替える人が多いです。
固定電話機、ケーブルも必要無くなり、パソコンやスマホが代わりとなるのでどこにいても内線として取り次ぐことが可能です。
また、現在使用中の電話番号も引き継ぐことができるので、変更に伴う手間や、社会的信用にも影響することなく利用できます。
スマホで内線も利用可能 クラウドPBXで解決
カウンターデスクは、バーカウンターのような高さのデスクとチェアを採用したデスクです。窓際に設置すると仕事の合間にカウンターデスクから風景が見られたリ、リフレッシュ効果が期待できます。
窓際でなくても、スペースの中央に設置すれば、簡易的なミーティングや打合せの場として活用することも可能です。
従業員の気分転換や健康増進を目的として、最近導入が進んでいるスタンディングワークにも対応できます。スタンディングワークには天板の高さが調整できるデスクを導入すると、その時の体調や気分に応じて変える事が可能です。
カウンターデスクのポイントは、窓際スペースの有効活用ができ、個室を作る必要がないというメリットがあります。
ハイテーブルをお探しの方には、バルテックのハイテーブルがおすすめです。ナチュラルな天板にホワイト脚のさわやかなハイテーブルは、どんなオフィス空間にもなじみやすいデザインです。
メーカー標準価格：￥29,800（税抜）
ブースデスクは、一つのテーブルを挟んで二つのソファを対面で配置するデスクで、ファミリーレストランでファミリーやグループが利用するテーブルデスクのようなイメージです。
導入する最大のメリットは「いつでもすぐに気軽なコミュニケーション」がとれることで、カジュアルな雰囲気でリラックスして仕事に臨むことが可能です。
社員同士のコミュニケーションを増やすことで、クリエイティブで新しいアイディアが生まれます。
しかし、利用できる人数は限られているので大人数での利用には向いていません。
また、背もたれの高さがあるソファを設置すれば、よりセミクローズドな空間を作れ、簡単な会議ならそこで行う事もできます。
機密性の高い内容の会話をすると、情報漏洩につながるおそれもあるので注意は必要です。
ファミリーレストランの席のようなデザインは、対面型の配置になっていることから、社員の相互理解を深めることができます。
向かい合ってコミュニケーションをとることで、より活発な議論を行うことができます。
自分が集中できる場所で自由に働くという働き方は最近では推奨されるようになってきました。
フリーアドレスはオープンスペースなので、集中したい仕事があるときやWeb商談をするときに、周囲の視線や雑音で集中できない時もあります。このような課題を解決するのが、集中ブースデスクです。
集中ブースデスクは周囲の視線や雑音を遮り、一人での業務に集中するためのデスクで、一般的にフルクローズドタイプとセミクローズドタイプの2種類があります。
どちらも複数人で利用できるタイプもありますが、大人数での利用には不向きです。
集中ブースはタイプによって消防法に抵触する恐れもあるため、設置の際は必ず事前に確認してください。
バルテックの「EDOブース」は、低価格ながらしっかりとした作りの木製個室ブースです。
個室ブースを設置することによって、比較的簡易に会議スペースの増設ができます。
オフィスの会議スペース不足を解消することが可能です。
メーカー標準価格：￥248,000（税抜）
フリーアドレスを導入する会社は増えていますが、実際には席が変わると困る部署もあります。例えば、経理や人事などの部署です。そのため、これらの部署では固定席が使われることが一般的です。
一方、営業などの外出が多い部署では、フリーアドレスを取り入れる方が効果的です。
このため、固定席とフリーアドレス席の両方を設けている会社も多く見られます。
固定席には、作業スペースを広くとることができて作業に集中できるブーメランデスクがおすすめです。
モニターを3台置いても余裕がある設計で、PC作業が多い方に好評です。
前に座っている人と視線が合わない120度設計なので、ほかの事に気を取られずに作業に集中できます。
ブーメランデスクは120度のL字型で設計されており、視線を合わせずにデスクワークに集中できるだけでなく、顔を向け合えばそのままミーティングを行うこともできます。
集中とコミュニケーションを両立できるデスクです。
メーカー標準価格
Sサイズ：￥32,400（税抜）
Lサイズ：￥33,400（税抜）
フリーアドレス席には、パーテーションブースの設置がおすすめです。
自由に連結させることができるので、オフィスに合わせて自由なレイアウトを組むことが可能です。
また、周りの視界を遮断することができるため個別の作業に集中することができ、機密性の高い情報やデータの取り扱いも安心して行うことができます。
バルテックのパーテーションブースは、仕切りがデスクから30㎝の長さに設計されている為、左右の視界をカットできます。
自由に連結させることができるので、オフィスに合わせて自由なレイアウトを組むことが可能です。
メーカー標準価格：￥116,000（税抜）
フリーアドレスの代表的なレイアウトには、完全フリーアドレスとグループアドレスの2種類があります。
デスク配置による業務の効率化、質の向上を図るには、対向型や背面型などの様々なタイプから自分達のスタイルに合ったレイアウトを選びましょう。
社員のニーズなども含めた多くの視点から適切な情報を汲み取る必要があり、人が通る為の動線の確保も重要です。
理想のオフィスを目指す為には、法規面の知識も必要です。オフィス面積には限りもあります。理想のオフィス実現の為にはオフィスデザインの専門家への相談も検討しましょう。
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