オフィスのフリーアドレス化を失敗させない！！適切なデスク選びやルールの設定
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フリーアドレスとは、席を定めないオフィススタイルです。
社員間のコミュニケーションの向上や業務の効率化、課題解決能力の向上につながるというメリットがあり、導入している企業も多いです。
しかし、実際導入したくてもデメリットもあり、業種によっては向き不向きもあります。
フリーアドレス導入を成功させるためには、自分たちに合ったレイアウト、デメリットに向けた対策が重要になってきます。
フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、仕事をするための着席場所を自由に選べるオフィススタイルです。
自分だけの専用デスクがなく、仕事の作業台として使えるデスクと椅子がオフィス内の各所に設置されています。
基本的にノートPC・タブレット・スマートフォンを無線LANなどを使って業務を行なうので、モバイルワーク中心のワークスタイルで取り入れられることが多いです。
オフィス内のどこでも仕事ができるようにしなければならないので、全フロアにWi-Fi導入するなど工夫が必要になってきます。
フリーアドレスは、テレワークの導入が急速に進むと共に環境や働き方への考え方は変化し注目されました。
テレワークの急速な導入もある程度落ち着き、オフィスワークに戻りつつある今もフリーアドレスのメリットを生かし進化し続けています。人数の変化にも柔軟に対応できるのも採用する企業が多い利点です。
また、IT技術の進化もフリーアドレスが注目され始めている理由の一つ。
書類もデジタル化が進み、ほとんどがデータでの利用が増えているのでモバイル端末とWi-Fi環境が整って要れば業務を問題なく進めることができるようになりました。
これにより固定席がなくても業務できるようになったため、フリーアドレス化が取り入れやすい状況になっています。
フリーアドレスの導入目的は、空いている席の有効活用や社員同士のコミュニケーションの促進など、企業によって様々です。
ABWという考え方を導入している企業が最近は増えてきており、それを意識した導入も増えています。
ABWとは「Activity Based Working」の頭文字をとっていて、場所や時間を社員が自由に選択する働き方の事を言います。
フリーアドレスを導入しているとこのような働き方で、規模や人数の変化が常にある状態でも柔軟に活用できます。
業務内容の異なる部署が垣根を越えて近くにいるケースが多くなるので、個々に問題が発生した際に違った角度からの発想や価値観での意見に触れやすくなり、解決への近道になります。
コミュニケーションの活発化です。
部署や立場を問わず自由に作業場を選べるため、あらゆる社員と気軽にコミュニケーションをとれるようになります。
部署間の心理的な壁や上下関係などの緊張感を失くす機会が増える事で、様々な物事に対しても色々な意見出しやすいなど、見通しのいい職場が実現します。
プロジェクトのメンバー同士が近くに座って作業する事が特別な時間を取らなくても容易になるので、コミュニケーション量が自然に増加し、作業効率も向上します。
情報共有がすぐにできるので作業のしやすさにつながります。
座席率を計算し、席を適切な数にすると、空いたスペースでコミュニケーションエリアを作る事も可能です。
コミュニケーションが円滑になると各社員のモチベーション向上も目指せる他、様々な業務が効率的に行えます。
フリーアドレスだと、荷物は全てロッカー内に置き必要なもののみ取り出して席と共に移動することになります。置きっぱなしの荷物がなくなり見た目がスッキリするので、外観が良くなります。
荷物がないと、清掃もしやすくなるので、衛生的にもキレイな状態を保ちやすくなります。
オフィス全体が見渡しやすくなるため、視覚的な奥行きが出て空間が広く感じられるようにもなるでしょう。
フリーアドレスには、デメリットも同時に発生します。
フリーアドレスを導入する際は、デメリットについて理解しそれらを解消する方法と共に仕組みやルールを作る必要があります。
単純に席の配置だけを変えると逆に働きにくい環境になってしまう事も十分にあり得ます。
固定電話やデスクトップパソコンがあると、フリーアドレスの導入は難しいです。
フリーアドレス化には、ノートパソコンやスマートフォンなどフレキシブルに動くことができる端末が必要で、私物を置いておくロッカーなどの設置も必要です。
適切な環境を整えなければ、かえって働きにくくなってしまいます。
フリーアドレスを導入しても、みんなが慣れずに自由に席を選びづらい雰囲気があると、いつも同じ席に座ってしまう傾向にあります。
導入直後は全員がフリーアドレスを導入した意味を理解して、全員でフリーアドレスの利点を生かしていく必要かあるでしょう。
固定席化しないような工夫として座席管理システムの導入も一つの対策です。
固定席化防止以外にも便利な機能がたくさんあります。
毎回、近くにいるメンバーが違う、他部署の人とのコミュニケーションが取れるのがフリーアドレスのメリットではありました。
しかし、上司が部下の様子を見ながら適切なタイミングでの指導やサポートをするとなると難しい場面もあり、デメリットとなってしまう一面もあります。
ある程度マネジメントの必要な社員はフリーアドレスだと不安に感じてしまうかもしれません。
作業場所が決まった範囲が固定されるグループアドレスという方法もあるので、状況をみて検討すればマネジメントもしやすくなります。
フリーアドレスの場合、自席で書類等の管理はできません。専用のロッカー内で管理します。
また、離席時は物を残すことなく片づける必要があります。その為、書類管理がしにくいです。
紙の書類をできるだけ使用せずデータとして端末内で管理するようにしたり、もしくはフリーアドレスに便利な持ち運びがしやすい収納グッズもたくさん出ているのでチェックしてみてもいいかもしれません。
フリーアドレスを導入する際、オフィスのレイアウト変更や、必要な設備を導入するコストは少なからずかかります。
フリーアドレス用のデスクやパーソナルロッカーを用意したりするだけでなく、状況によっては座席管理システムを導入する場合もあるでしょう。
システムの導入はコストはかかりますが、よりフリーアドレスを便利に活用する事ができます。
運用ルールが浸透していないと様々なトラブルが起こったり、不快な思いをする人もでてきます。
離席しているにもかかわらず物を置きっぱなしにしている、汚した所をそのままにしている、などがあります。
このあたりの問題は、ルールとしてしっかり浸透させる必要があります。
今までとは全く違う環境になるので、なじみにくく、ルールの浸透には時間がかかる可能性があります。
慣れない間も社員全体で協力しあって、ルールを理解し実行していく事をみんなが心掛けるようにしましょう。
フリーアドレスを有効活用するためには、メリットを活かし、デメリット対策することで解決できます。
社員全員が気持ちよく使用するためには運用ルールは重要になります。
部署や立場によって希望する形は多少違うので全員に公平感・納得感の得られるルールにする必要があります。
運用ルールは必ずフリーアドレスの導入前に説明会などで周知徹底し、全員が納得した状況でスタートしましょう。
また、開始後も全員が簡単に目にできるところにルールを掲示しておくのも効果的です。
毎回同じところに同じ人が座ってしまう席の固定化は一番避けたいところ。作業場所のルール化の選定は重要です。
途中でのルール変更は社員の困惑や混乱を招くので、できるだけしないようにする必要がありますが、状況によっては検討が必要です。全員がお互いの状況をよく理解して思いやりをもって利用しましょう。
フリーアドレスのメリットは「部門を超えたコミュニケーションが活性化する」ということですが、一方で同部署内での連携が不足してしまう事も少なくありません。
不便や不都合を感じてしまわないよう、連携がスムーズになるルールを決めましょう。
オフィスは働く場であるので社員一人ひとりがしっかりパフォーマンスを発揮できるように整える事が大切です。レイアウトや座席数を入念に検討しましょう。
集中できるスペースを別途用意するのもおすすめです。
業務内容によっては開放的な場所では集中できずに生産性が低下する時もあるので、そういった場所の確保も重要になってきます。
いかなる業務体系でも働きやすさを感じられるオフィスを目指しましょう。
フリーアドレスの導入では「社員の位置情報がわからなくなってしまう」という問題が発生します。
位置情報がわかるシステムなどもあります。
そのようなシステムを導入するのもフリーアドレスでの運用をスムーズにしてくれます。
必要な座席数を算出しましょう。
出社の頻度や外出の多い社員の人数などを調査して算出します。空いたスペースを有効活用できると、より満足度の高いオフィスになるでしょう。
オープンなコミュニーケーションがとりやすい事に特化したスペースや、それとは反対に作業に集中できるように工夫されたスペースがあると、全員が満足度の高さを感じられるオフィスになるでしょう。
【１人あたりのデスクスペース】
一般的にデスク上の１人あたりのスペースは、1～1.2ｍ程度と言われています。
デスクのスペースは業務を行う上での快適性を左右するので、一人当たりのスペースを極端に狭くしてしまうと満足度の低下を招きます。
反対に、必要以上に広く設定してしまうとスペースの無駄になってしまい、コミュニケーションスペースや集中ブースなどのスペースをとる事ができなくなる事になってしまいます。
本末転倒にならないよう、しっかりバランスを考えてプランをたてましょう。
執務席以外にもミーティングテーブルや会議用テーブルなどにも転用可能です。
デスク幅を最大まで活用できるため、オフィススペース内の収容人数を多く取りたい場合などにも適しています。
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その特殊な形状のため、角にピッタリというレイアウトには向きません。
真価を発揮するのは、複数組み合わせることによって、おしゃれで快適なレイアウトを作成できることです。
連結させることにより、正面に人の顔が来ないため視線が合わずにデスクワークに集中でき、そこから視線を合わせただけでコミュニケーションが取れるため、集中とコミュニケーションを両立させることができます。
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フリーアドレスの導入は課題解決能力の向上、コミュニケーションの活性化、オフィス環境の美化に繋がるメリットがあります。
デメリットもありますが、事前に理解してしっかり対策を行えば解決できる内容です。
しっかりルールを作って取り組めば社員・企業の双方に有益な効果があるでしょう。
