Web会議ブースとは? オフィスに合う選び方とおすすめ5選
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昨今、Web会議を行うことが増加したことで、周囲のノイズや背後の状況整備などあらゆる課題が浮上しつつあります。そうした背景から、Web会議向けに特化した個別ブースである「Web会議ブース」という言葉が注目を集めています。
本記事では、Web会議ブースの特徴や種類、選ぶ際のポイントに加え、おすすめのWeb会議ブースもご紹介いたします。
Web会議ブースとは、雑音等の多いオフィス環境の中でも快適にWeb会議の進行ができるように設計された個別ブースのことを指します。
「専用ブース」や「防音ブース」「テレワークブース」と呼称されることもあります。
働き方改革や新型コロナウイルスの流行なども後押ししたことにより、企業がウェブ上で社内外の商談や会議などを行う機会が増えたことで、そうした想定をされていないオフィスでの課題解決の手段の一つとして多くの企業で取り入れられつつあります。
これまでのオフィス空間は周囲の雑音や人々がWeb会議に与える影響を考慮して設計されていないため、そのままでWeb会議を行うには集中しづらいだけでなく、情報セキュリティの問題も出てきます。
例えば、Web会議中に映り込みや音漏れが発生したり、オフィス関係者以外に話を聞かれてしまうといった問題が発生します。
そこに追い打ちをかけるように新型コロナ感染症の影響が重なったことで、テレワークやリモートワークなどの新しい働き方が急速に進展したため、企業側にはWeb会議に社員が集中して取り組める環境整備が大企業・中小問わず求められるようになったのです。
そうしたWeb会議の環境整備のための一つの手段として「Web会議ブース」が様々な企業で導入され始めてきています。こうした専用ブースでは、快適なWeb環境が約束されるような設計となっているため、その場にある音や背景の映り込み等を気にする必要はないのです。
重ねて、Web会議だけでなく個人作業のための「集中ブース」としての運用や、一部のWeb会議ブースでは更衣・化粧室等としての運用も可能な点も注目されています。
Web会議専用ブースをオフィス内に設置することで、周囲の環境の遮断が可能なため、Web会議に適した空間を生み出すことが可能です。
かつてのオフィス空間では、周りの環境音や視線が気になりWeb会議への集中が難しいという問題がありました。
ただ、あらゆる種類の遮音・吸音性に優れたWeb会議ブースの登場により、オフィス内で働く社員が多くとも周囲を気にすることなくWeb会議が可能となりました。
専用ブースでは、周囲の環境をシャットアウトすることが可能なため、機密情報等の外部への流出を食い止める効果が期待されます。
会議の他、採用面接でも採用されるWeb会議では、どうしても個人情報や社内の情報を取り扱わざるを得ないでしょう。
特に、フリーアドレス制のオフィスではどうしても空間全体がオープンになるため、プライバシーは守られ辛くなるものです。
そんな時にWeb会議ブースがあれば、重要な情報の社外流出をその遮音性によって防ぐことが可能です。
こうしたWeb会議ブースは、社員が作業効率をよりよくしたいと考える際にも「集中ブース」として利用可能です。同じ環境下でずっと作業をしていると集中力の低下に繋がり、作業能率の低下になりかねません。
作業効率を上げるためには、環境をこまめに変えてメリハリある仕事をするのが肝要です。
そんな際にWeb会議ブースがあれば、周囲の音や視線を遮断した中で静かに仕事が可能になり、作業能率の向上が期待できます。
Web会議ブースには、様々な種類が存在します。
ここでは、大きく三つに種類を分けて解説します。
天井・壁4面・床の全部が囲まれた完全個室のWeb会議ブースです。
多くの場合換気機能や照明が完備されており、吸音・遮音性も極めて高くなっています。
機密情報や個人情報を取り扱うWeb会議時、商談時、集中が求められる個人作業時などにうってつけのWeb会議ブースです。
壁の4面が囲まれた半個室のWeb会議ブースです。フルクローズ型よりも比較的安価に導入が可能で、普通のWeb会議や1on1のミーティング・打ち合わせ時に向いているWeb会議ブースです。更衣・化粧室や個人作業の集中ブースとしても運用が可能です。
全方位ではなく、3面の壁がパーテーションで囲まれたタイプのWeb会議ブースです。
半オープンなため、外側の人との交流もしやすく、かつ低コストでの導入も可能です。通常のWeb会議だけでなく、社内の人も含めた複数人でのミーティング時や少人数でのプレゼン時などに効果的な利用が可能です。
どのタイプも基本的には工事不要で導入が可能ですが、消防署への届出や設備設置が必要な種類も存在するため、事前の確認が必要です。
Web会議ブースを設置する際の流れは以下の通りです。
まず、各メーカー側にWeb会議ブースについて問い合わせを行います。
Webや直接の商談を経て、どんな利用方法を考えているかを相手側に提示し、その提示した内容から見積もりを作成してもらって、実際どれくらいの額がかかるのかを確認、検討します。
もし、オフィス空間自体に不安を抱えている場合、直接訪問をしてもらって現在の状況を先方に確認してもらえれば一安心です。その際には、階段やエレベーターなどについても伝えて、搬入が可能かどうかを確認するとよいでしょう。
もしも見積もり内容へ納得ができたなら、発注を行います。
納期の確認や製品仕様などについてもこの段階で確認しておくとよいでしょう。
最終確認のためには、どれくらいのスペースがオフィス上に必要かを確認することも重要です。
発注したブースがメーカー側に届いたら、メーカー側に組み立てをしてもらいます。Web会議ブースの中には、納入する「オフィス」内で組み立てを行う商品も存在します。
フル・セミクローズ型の場合、個室のボックスをオフィス内に設置する必要があります。
設置の際は、照明や電源・通信設備を引くために配線をつなぐことも考える必要があります。
重ねて消防法を確認し、もしも「個室」として消防法では扱われることがある場合は、管轄消防署への申請と確認が必要になります。
オフィスビルの階数・仕様によっては煙感知器・自動火災報知機に加え、スプリンクラーのブース内への設置が必要となる可能性が存在します。
オフィス内にWeb会議ブースを導入する際はいくつか注意点が存在します。重ねて、種類によっては法律に沿った設置が求められるため、事前の確認が重要です。本章では、Web会議ブースを設置する際の注意点を解説します。
Web会議ブースをオフィス内に設置する際は、人の出入りが極力少ない場所を選ぶとよいでしょう。ブース内は周囲の環境音や視線をカットはできるものの、人がいる気配があると集中力は切れてしまうものです。
加えて、もし出入り口の周辺に配置してしまうと、人の往来を妨げる要因にもなります。設置に適した場所は、出入口から遠く離れた壁側などでしょう。
設置する場所に配慮をすれば、Web会議や個人作業にさらに集中しやすい環境の整備が可能です。
設置するWeb会議ブースの種類に応じて、消防署への届出や設備への設置が必要になります。もしブースが「居室」としてみなされると、スプリンクラーや自動火災報知機など各種消防設備の設置が義務付けられます。
上記の3つの種類の中で、フルクローズ型のWeb会議ブースは「居室」に分類されます。
ただ、可動式の壁や床に固定されていないWeb会議ブースの場合、下記の条件を満たすと消防設備の設置は免除されます。
・3平方メートル以下の床面積であること
・天井および壁の建材に不燃の材料が使用されていること
・住宅用下方放出型自動消火装置について、パッケージ型自動消火設備Ⅱ型に準じた点検が定期的になされ適切に維持管理がされていること
・65デシベル以上にブース内の音圧がなることが確認可能なこと
・ブース内で生じた火災について外部から目で視認できること
・ブースの中に設置された設備を利用して火災の消火が可能なこと
もし、可動式のブースを導入する場合、必ず消防法上の記載を確認するようにしましょう。
Web会議用ブースは社員同士でシェアをする場であるとともに、業務へ集中するためのスペースでもあります。
目的通りの活用をお願いするためには、前もってルールやマナーの設定をしておくと良いでしょう。1回あたりの利用時間へ制限がなければ、特定社員が長時間の継続利用をすることもあり得ます。ブースの設置の後の問題発生防止のためにもルールの設定をしておくのがおすすめです。
Web会議ブースを選ぶ際はどのような基準から考えていくとよいのでしょうか。
具体的には以下のような考え方があります。
Web会議ブースをどんな仕事や作業をするために設置するかをまず考えてみることです。
基本的にWeb会議ブースを設置する目的はウェブ会議や商談のためですが、先述した通りそれ以外の目的もあります。
個人作業のためのワークスペースとして設置することもできれば、化粧室や更衣室として運用することも可能です。従業員の方がどのような場面や状況での利用を想定しているかをまず書き出してみたり、一旦社内でリサーチをかけてみたりするのが良いでしょう。
防音性能は、部屋のどこかに隙間が空いていれば空いているほど低くなります。
Web会議で利用する場合、利用者の声が他のオフィスで働く従業員の邪魔にならないようにする必要があります。Web会議に夢中になっていると気づかないうちに、大声になっていたりすることもあるでしょう。
加えて、ブースを囲むパネルの種類によっては、話している人の声が反響する可能性もあります。
自身の声がWeb会議をする画面上の相手に明瞭であることも重要なポイントです。
Web会議ブースを設置する際は、以下の2点を踏まえたうえで考えていくとよいでしょう。
・ブースの吸音・遮音性能はどうか
・Web会議ブースの配置場所をどうするか
基本的に、人が無音と捉える騒音の程度は、20~30デシベル程度と言われています。
一般に騒がしいとされる事務所の音量は70デシベル程度のため、40デシベル以上の遮音性能があった場合、室内を無音と感じることができるでしょう。
また、Web会議ブースを集中ブースとしても同時利用する場合、本当に高い遮音性能が必要と言えるかについては検討が必要です。
作業に集中できる空間というのは人それぞれであり、必ずしも無音だからといって全員が集中できるわけではなく、多少の雑音があった方が集中できる人もいるからです。
予算をかければ、防音性が極めて高くかつ立派なWeb会議ブースの設置は可能でしょう。
ただ、予算には制限があるだけでなく、施工に必要な条件もオフィスごとで違うため、それらを考えつつ、最適なブースの選択をする必要があります。
設置スペースはどれくらいか。ブースが消防法に引っかかることはあるか。
そうした施工の上での条件を考えたうえで、フルクローズ型のWeb会議ブースにするか、オープン型のWeb会議ブースにするかなどを考え、導入を決めていくのが最適解と言えます。
ここからはWeb会議ブースのおすすめ商品について紹介していきます。
バルテック製の一人用ブース
ドアを閉めることにより、約-20㏈の効果を発揮。一人で集中してweb会議や作業を行いたい場合に適しています。
同価格帯の中では一番と言えるほどの強度と重厚感があり、様々な目的で使用されています。
メーカー標準価格：248,000円～
L字デスク｜ブーメランデスク（Sサイズ）VLATEC
Web会議ブース内部は吸音ウレタンを使用し、上部はweb会議での顔写りを考慮し透過性のある素材を使用。特に前方と側面への音漏れを防止することができ、周囲へ影響を与えません。
メーカー標準価格：76,200円
QUNON(キュノン) コクヨ
吸音効果の高いパネル(YURT)を使用したWeb会議ブース。
パネル表面のクッション吸音層は音の反射を抑えるだけでなく、音を内部に取り込んだ後吸収する効果があります。
上部の傾斜パネルは天井から伝う音を軽減し、Web会議ブース内に静けさをもたらします。
メーカー標準価格：648,200円
YURT(ユルト) イナバインターナショナル
半個室タイプのブース
前方と側面の3方向だけでなく、座席後方部にも仕切りがあることで後方への音漏れを軽減します。
また、オプションの吸音パネルを取り付けることで、更に吸音効果を高めることができます。
メーカー標準価格：408,910円～
Bresta(ブレスタ) オカムラ
ドア部分にウレタンを使用し、室内側を有孔仕様にすることで、内部からの声が漏れにくく、吸音効果を高めています。
高い吸音効果に加え、内部環境にもこだわっており、リラックスして作業に臨めるような設計になっています。
メーカー標準価格：960,000円～
Biz Break(ビズブレイク) イナバインターナショナル
2023年4月24日 5:00 PM | カテゴリー： EDOブース, スタッフブログ, 集中ブース | タグ： WEB会議ブース, 会議ブース
